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Überboardend kreativ: 8 Gründe, warum Miro in jedes Büro gehört

von Bylle Bauer

| 17.03.2022 |

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Klar, man könnte ohne Miro arbeiten – aber warum sollte man? Bei uns ist das Online-Kollaborationstool täglich im Einsatz. Denn einfacher, schneller und effizienter lassen sich Brainstormings und Meetings kaum gestalten.

Es war einmal… das physische Whiteboard, einst Must-have in jedem Büro. Gut, es hatte Schwächen – unhandlich, begrenzt, schwer zu rollen, zu anhänglich gegenüber einem Großteil der handelsüblichen Stifte – aber es gehörte einfach dazu. Dann kamen Corona, der Lockdown und Remote Work. Das Board stand verwaist im Konferenzraum, die Post Its verloren an Farbintensität und Klebkraft und segelten unbeachtet zu Boden.

Spätestens in dieser Zeit verliebten sich zahlreiche Mitarbeitende in das starke Online-Kollaborationstool Miro. Und wie das mit Liebe so ist: Man kann schwer ohne. Acht von unzähligen Gründen für euphorischen Miro-Fandom.

1. Das Miroboard ist perfekt zum Brainstormen geeignet

Miro hebt Brainstorming auf ein neues Level. Quelle: eigener Screenshot.

„Stehen 100 Leute vor einem Whiteboard und arbeiten effektiv.” – Was im realen Leben wie ein bissiger Witz klingt, wird mit Miro virtuell zur Realität. Es genügen ein Topic und das Startsignal und los gehts. Die digitalen Post Its, auf denen ein Großteil der Boardarbeit sich abspielt, sind stapelweise und unendlich verfügbar und verschmutzen dabei nicht die Umwelt.

Selbst wenn 100 Teilnehmende in der Regel eher die Ausnahme sind – technisch ist ihre zeitgleiche Beteiligung auf dem Miroboard kein Problem. Um das Brainstorming ein bisschen zu lenken, können Moderierende und Teilnehmer:innen eine Stoppuhr stellen und eine Wartenschleifenmusik laufen lassen, die jeden Aufzug vor Neid ein Stockwerk tiefer sinken lässt.

Wenn der Gehirnsturm sich gelegt hat, liegen die ganzen feinen Ideen für alle sichtbar da und können sortiert, gruppiert und geclustert werden, je nach Anwendungsfall zum Beispiel nach Kategorien oder Unterthemen. Auch Aussortieren ist auf dem Board kinderleicht: einfach das Post It markieren und löschen. Funktionen wie das Smart Alignment, das eine blitzschnelle Ordnung in die Zettel bringt oder der Bulk Mode, in dem man mehrere Post Its hintereinander weg beschriften kann, sind smart und sehr hilfreich.

Ruckzuck geordnet: Mit Miro strukturiert sich Chaos wie von selbst. Quelle: eigener Screenshot.

2. Miro strukturiert Meetings und Workshops

Doch Miro ist nicht nur als unendliche Weißfläche für spontane Einfälle zu gebrauchen, sondern kann auch zur Vorbereitung und Strukturierung von Meetings genutzt werden. Eine Agenda gibt die Themen des Meetings vor, der Ausgestaltung sind keine Grenzen gesetzt. Bevor es losgeht, erhalten alle Teilnehmenden den Link und landen auf dem vom Board Owner vorher festgelegten Bereich. Frame für Frame lässt sich durch das Programm führen, entsprechende Rahmen können bereits inhaltlich vorbereitet und so lange verborgen werden, bis sie drankommen. Unten rechts befindet sich eine kleine Karte des gesamten Boards, auf der man auch navigieren kann.

Ob Check-In, Stimmungsbarometer, Wünsche und Erwartungen oder Icebreaker: Einen gelungenen Einstieg muss man bei der Arbeit mit Miro nicht lange suchen. Entweder bastelt man das Willkommensritual selbst mithilfe der Formen, Textwerkzeuge, Icons und Sticker zusammen oder man nutzt eins der unzähligen Templates. Alle darauf befindlichen Elemente lassen sich einzeln verwenden, verändern und auf den eigenen Bedarf anpassen.

Die Vorbereitung von Meetings in Miro erinnert ein bisschen an einen riesigen Basteltisch, nur ohne Papierschnipsel und Klebstoff an den Händen: Ein Bild wird gebraucht? Drag and drop. Eine Tabelle aus Drive? Schwupp, da ist sie. Die PowerPoint-Präsentation von letzter Woche? Drag, drop, unfold: Alle Folien liegen auf Wunsch unter- oder nebeneinander da, zoom in, zoom out.

Was anfangs meist noch chaotisch anmutet, lässt sich mithilfe der Frames sauber strukturieren und als verlässlicher Fahrplan für einen Workshop nutzen. Dabei gibt es übrigens zwei Sorten von Nutzenden: Die einen bauen ihr Meeting von links nach rechts, die anderen von oben nach unten. Beides funktioniert, denn die Miroboards sind in alle Richtungen unendlich.

Wo stehen wir gerade? Auch für die Befindlichkeit der Teilnehmenden macht Miro Platz. Quelle: eigener Screenshot.

3. Miro spart Unmengen an Zeit

Versetzen wir uns nochmal zurück in die Zeit der zahlreichen physischen Meetings. Das Kollegium sitzt nebeneinander im Konferenzraum und lauscht der Person, die spricht. Es geht ums Thema Verbesserung der Workflows, Vorschläge sind erbeten. Die Kollegin meldet sich: „Wir sollten die Abläufe klar definieren und in Confluence dokumentieren.” Die moderierende Person notiert. Nächste Wortmeldung. „Für jeden Prozess sollte es einen PO geben.” Die moderierende Person notiert. Nächste. „Wollte etwas Ähnliches sagen.” Nächster. Hat’s vergessen.

Auf diese Weise kann schnell kostbare Zeit vergehen, innerhalb derer zudem weniger aktiv Teilnehmende leicht den Fokus verlieren können. Mit Miro passiert das nicht. Über den Link können alle ihre Gedanken gleichzeitig beisteuern, geordnet wird später. Mit steigender Teilnehmendenzahl geht die Zeitersparnis durch diese Synchronizität schnell ins Unermessliche.

Schon allein rund um die Post Its, die bei Miro „Sticky Notes” genannt werden, gibt es eine Menge kluger Workflows, mit denen die Bearbeitung extra schnell geht. Zum Beispiel kann man eine Sticky Note zwar intuitiv mit C und V vervielfältigen, aber noch simpler geht es mit der Tab-Taste. Direkt erscheint rechts neben dem alten Post It das neue in derselben Farbe und Größe. Und leer ist es auch bereits, der alte Text muss nicht noch gelöscht werden. Im „Bulk Mode” kann man direkt mehrere Stickys hintereinander beschriften, da spart man sogar Tab. Und wir reden hier nur von den Post Its und fangen noch nicht einmal von den zahlreichen anderen Funktionen in Miro an, wie zum Beispiel der Tatsache, dass Dateien aller Art einfach gepackt und aufs Board gezogen werden können.

4. Das Miroboard baut Berührungsängste ab

Vor dem Workshop bekommen unsere Kunden einen Miro-Link zu dem Board, mit dem wir arbeiten werden. Was, wenn sie noch nie mit einem Miroboard gearbeitet haben? Nun, das ist bislang noch in den meisten Fällen so und wir können mit Gewissheit sagen: Das macht gar nichts! Denn Miro ist so leicht zu verstehen, dass auch neue Nutzer:innen sofort loslegen können.

Schon auf Beginnenden-Level hat Miro absolut Potenzial: Das beginnt bei den bunten Sticky Notes und geht mit den übrigen in der Seitenleiste angebotenen Funktionen weiter. Es genügt, den Moderierenden ein paar Minuten zuzusehen und sich mit dem Board vertraut zu machen, dann juckt es die meisten bereits in den Fingern.

Im Bereich der Templates findet man „How Tos” für sämtliche Basic-Workflows, in den Weiten des Miroverse – dem Ort, an dem die Community ihre eigenen Templates hochlädt – gibt es auch umfangreiche Onboarding-Boards – nötig ist ein 30-minütiger Crashkurs aber selten, denn die Bedienung ist so einfach wie das ABC.

Willkommen! User-Friendliness steht für die Macher:innen von Miro ganz vorn. Quelle: Screenshot von Miro.

Neben den Basics wie Textfeld, Stift, Form und Pfeilen, Emojis und Icons verbergen sich in der Seitenleiste ganze Welten, in denen man sich auch als Mehrfachnutzer:in leicht verirren kann: Wireframe-Library, Kanban-Boards mit Trello-Karten, die Einbindung sämtlicher Dokumentarten aus Office und Google Drive, die unzählige Templates und vieles, vieles mehr: App in die endlosen Whiten!

5. Miro macht andere Videotools überflüssig

Wenn man fremde Meetings via Miro verfolgt, dann schleicht sich schnell der Verdacht ein, dass viele User:innen ein Top-Feature von Miro noch gar nicht kennen. Denn meist sind mindestens zwei Werkzeuge im Einsatz: Einmal das Miroboard und einmal die jeweilige Videokonferenz-Software. Das Board wird dann meist via „Bildschirm freigeben” geteilt, die Augen switchen zwischen den Anwendungen hin und her.

Eigentlich ist das überflüssig! Denn Miro verfügt über einen eigenen Videochat, der zumindest bei einer Teilnehmendenzahl unter 25 Personen ohne die Nutzung einer Extra-Konferenzsoftware flüssig läuft.

Er findet sich oben rechts im Menü bei den nach unten zeigenden Pfeilen und ist gut an dem kleinen Kamera-Icon zu erkennen. Wer mit dem integrierten Chat nicht zufrieden ist, ihn nicht hat (in manchen Lizenzen ist der Chat (noch) nicht inbegriffen) oder aus Datenschutzgründen an eine bestimmte Software gebunden ist, hat trotzdem einige Möglichkeiten, das Meeting auf ein Tool zu beschränken. Denn Miro verfügt über Integrationen zu Microsoft Teams, slack, Webex, Zoom und weiteren modernen Videowerkzeugen wie dem für die Portion Extraspaß empfehlenswerten Tool butter.

6. Nutzer:innenfeedback at its best: Die Miro-Community

Eine große Stärke von Miro liegt in der intensiven Einbindung des User Feedbacks in die Weiterentwicklung des Tools. Um dieses user-friendliest zu generieren, gibt es ein umfangreiches Community-Forum, auf dem sich gut verweilen lässt.

Der Community-Bereich legt Zeugnis von der durchdachten agilen Strategie des Produkts ab: Neben Starthilfe und FAQs gibt es hier Peer Support – Hilfe direkt aus der Community, die dem Miro-Team sicher einiges an Arbeit abnimmt. Mit der Wunschliste können die Nutzenden durch Verbesserungsvorschläge nicht nur direkten Einfluss auf die kommenden Versionen nehmen, sondern befreien Miro damit auch von einem guten Teil der Market Research – viel näher an der Zielgruppe kann man kaum sein.

In dem nicht minder besuchenswerten Community-Bereich „Inspiration” listen Nutzende ihre liebsten Features und Hacks auf und bieten damit anderen Usern einen großen Mehrwert, besonders, wenn diese noch auf Entdeckungsreise sind. Im Miroversity-Forum können Nutzende Webinare besuchen und nicht nur neues Miro-Wissen, sondern auch motivierende Badges erwerben. Im Developer Forum wiederum werden Themen rund um die Entwicklung und Einbettung von Miro-Anwendungen und entsprechende API-Anbindungen diskutiert.

7. Das Miroverse: Schulterblick in fremde Arbeitswelten

Für den modernen Unternehmensalltag gibt es in Miro nicht nur leere Whiteboards, sondern auch eine stetig wachsende Anzahl an schneidigen Vorlagen, die einem eine Menge an Konzeptionsarbeit ersparen und einen hier und da auch zu neuen Herangehensweisen inspirieren.

Beim Stöbern wird deutlich, wie gut das Unternehmen sich mit Workflows und Prozessen aus dem New-Work-Universum auskennt. Die mehreren hundert Templates zeugen von der Vorstellungskraft und Meeting-Erfahrung der Hersteller. Die folgende Übersicht wurde natürlich in Miro erstellt, und zwar mit der Vorlage „Mind Map”. Die Verbindungen lassen sich in Custom-Farbcodes einfärben; ein Feature, auf das die Community auch bei den Sticky Notes wartet.

Hunderte Templates and counting: Miro deckt alle möglichen Anwendungsfälle ab. Quelle: eigener Screenshot.

Die rege Beteiligung der Nutzenden sorgt auch im Bereich der Templates kontinuierlich für Erweiterungen. Im Miroverse befinden sich komplette Meetingvorlagen, die allesamt von der Community für spezielle Anwendungsfälle entwickelt wurden – Nutzende haben außerdem die Möglichkeit, eigene Templates beizusteuern.

Das Miroverse eröffnet uns den Blick auf die Miroboards bekannter Unternehmen wie Dropbox, Zendesk oder – im Bild – Webex, die nicht nur gut zu verwenden sind, sondern auch einiges über den Arbeitsalltag und die Best Practices der Organisationen erzählen. Eine kleine Entdeckungstour sei allen ans Herz gelegt!

Einblick in die Meeting-Nachbearbeitung bei Webex. Quelle: eigener Screenshot.

8. Miro macht einfach Spaß!

Spaß und Arbeit zu trennen ist so 20. Jahrhundert! Wer auch immer mit uns zum ersten Mal in Miro unterwegs ist, ist begeistert. Wer schon ein paar Mal mit Miro gearbeitet hat, begeistert bereits die anderen. Und wer noch öfter mit Miro arbeitet, dem geht es wahrscheinlich so wie uns: Ohne wäre möglich, aber erscheint uns relativ sinnlos. Denn die Unendlichkeit erstreckt sich nicht nur auf das Board selbst, sondern auch die Möglichkeiten. Wo andere Tools an ihre Grenzen stoßen, legt Miro erst richtig los.

Der hohe Spaßfaktor steht seriösen Projekten aber keinesfalls im Wege, im Gegenteil, es beflügelt sie maßgeblich, weil es sie sinnvoll strukturiert und Input aus allen Quellen zulässt. Der hohe Grad an Professionalität, der sich mit dem Tool erreichen lässt, zeigt sich zum Beispiel im Umgang mit der Wireframe Library. Im Handumdrehen ist aus ein paar guten Gedanken ein ansehnliches Zwischenergebnis produziert, das professionell wirkt und sich flexibel und kollaborativ weiterverändern lässt.

Insofern schlägt das Miroboard problemlos die Brücke zwischen hoher Effizienz und Geschwindigkeit und dem puren Vergnügen, mit diesem Tool zu arbeiten – einfach weil es Freude macht, sich und andere so lebhaft beim Vorankommen zu verfolgen.

Natürlich hat auch das grenzenloseste Tool seine Grenzen: Miro ist ganz für das Hier und Jetzt konzipiert. Ordnung halten ist eine Herausforderung, und Dokumentationen zum Beispiel werden schwierig. Aber dafür gibt es natürlich eine Integration in Confluence. Als Produktpartner können wir Ihnen beide Tools genau erklären und dafür sorgen, dass sie auch Ihren Arbeitsalltag verbessern.

Mit all seinen märchenhaften Eigenschaften, von denen wir hier nur ein paar gelistet haben, erobert Miro die New-Work-Welt zu Recht im Sturm – wer es noch nicht kennt, sei herzlich eingeladen, es lieben zu lernen.