Neue Mitarbeitende finden: Peer Recruiting statt Pi mal Daumen

von Marcel Engling

| 02.12.2021

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Fit in PHP, Erfahrung aus dem Konzernumfeld, die unter "nice to have" aufgeführten Zertifikate: Alles an dem Bewerber passte – außer ihm. Eingestellt wurde er trotzdem, denn das Augenmerk der am Bewerbungsprozess Beteiligten – namentlich der Geschäftsführung und dem Inhouse-Recruiter – lag auf der Technologie, für die Profis generell schwer zu finden sind. Als herauskam, wie schlecht die Kolleg:innen mit dem neuen Mitarbeiter auskamen, war die Zersetzung des Teams bereits in vollem Gange.

Solche Situationen kennen Personalverantwortliche zu Genüge. Neue Mitarbeiter:innen einzustellen ist nicht einfach, ein gewollt diverses Team auszubalancieren erst recht nicht. Denn was nützen die heiß begehrten technologischen Skills, wenn es menschlich nicht passt? Was bringt es umgekehrt, wenn ein:e Bewerber:in zwar ausgesprochen sympathisch, aber fachlich unfit ist? Könnte ich als Talent Manager das in jedem Fall beim ersten Gespräch erkennen? Fail intended, kann man hier fast sagen. Und eine Fehlentscheidung in diesem Bereich kann dazu führen, dass man ein Team ab- und nicht, wie geplant, aufbaut.

Chemiebaukasten fürs Recruiting

Seit ich bei brainbits in den Genuss des Peer Recruitings komme, mache ich mir um den Cultural Fit neuer Bewerber:innen viel weniger Sorgen. Denn unsere Teams entscheiden selbst, wer die richtigen Kolleg:innen für sie sind. Und die Erfolgsquote ist ziemlich überzeugend.

Eigentlich ist das Prinzip ganz logisch: In anderen Bereichen unseres Lebens suchen wir uns schließlich auch aus, mit wem wir unsere Zeit verbringen. Beruflich haben wir gelernt, außerdem mit Menschen gut auszukommen, die wir privat nicht treffen würden. Aber die Chemie im Team muss trotzdem stimmen! Und wer könnte das besser beurteilen als die Peers, also die Mitarbeitenden, die von der Einstellung am stärksten betroffen sind?

Der Einstellungsprozess bei brainbits

So läuft der Prozess von der Vakanz einer Position bis zu deren Besetzung bei uns ab:

• Anforderungsmanagement: Die Geschäftsführung informiert mich in ihrer Rolle als Servant Leaders über die offene Position und wir sprechen im Team die Anforderungen ab. Im Anschluss texten wir die Stellenanzeige und schalten sie auf unserer Website.

• Active Sourcing: Neben der Veröffentlichung der Position auf unserer Karriereseite suche ich aktiv auf Business Social Media nach vielversprechenden Kandidat:innen und spreche sie in einer persönlichen Nachricht an.

• Telefonat: Sind Kandidat:innen daran interessiert, mehr über die Stelle zu erfahren, vereinbare ich ein Telefongespräch. Das dauert in der Regel 1-2 Stunden. Wenn beide Seiten finden, dass es passen könnte, informiere ich das Team.

• Peer Recruiting: An dieser Stelle findet – zumindest abseits der pandemiebedingten virtuellen Treffen – der erste persönliche Kontakt in Form des Peer Recruitings statt, also des wertschätzenden fachlichen Austauschs unter den Teammitgliedern.

• Vertragsverhandlungen: Wenn das Team die Daumen reckt, kommt einer unserer Geschäftsführer aufs Tapet. Denn die Vertragsverhandlungen sind die Art von Verantwortung, mit der die Teams nicht belastet werden. Diesen Teil übernehmen Patrick oder Sascha.

• Onboarding: Eine Person aus dem Team wird Mentor:in des neuen Mitglieds. Sie ist genauso wie ich in der Anfangszeit immer greifbar. Aber alle bei brainbits geben sich Mühe, dass neue Mitarbeiter:innen sich ganz schnell wohlfühlen.

• Das Ende unseres Recruiting-Prozesses sehen wir gekommen, wenn die Probezeit aufhört.

Der Ablauf eines Peer Recruitings

Three makes a team, deshalb sind bei uns in aller Regel drei Teammitglieder zugegen, wenn Bewerber:innen sich bei brainbits vorstellen. Auch ich als Talent Manager bin bei dem Termin anwesend, aber eher als Moderator, der das Ganze einleitet und im Notfall dafür sorgt, dass die Konversation nicht zum Erliegen kommt. Das ist bisher allerdings noch nie passiert, denn das Team geht nach einer kurzen Vorstellungsrunde direkt in den fachlichen Austausch und ich denke mir staunend meinen Teil.

In dem Gespräch mit dem Team entfaltet sich die Magie des Peer Recruitings, denn die Nervosität (die wir übrigens genauso empfinden!) fällt schnell ab, wenn es um Themen geht, mit denen die Bewerber:innen sich auskennen und wohlfühlen. Die Runde spricht über Technologien, typische Aufgaben und auch hier und da Persönliches. Am Ende des 30- bis 60-minütigen Treffens konnten unsere Peers sich ein erstes Bild vom Teammitglied in spe machen – und umgekehrt. Auch unsere Kandidat:innen können nach dem Gespräch besser einschätzen, ob sie sich vorstellen können, in Zukunft einen Großteil ihrer Zeit mit diesen Menschen zu verbringen. Dieser Informationsvorsprung gegenüber dem traditionellen Bewerbungsverfahren zahlt sich aus.

Verantwortung abgeben, ohne verantwortungslos zu sein

Eine Sache machen wir beim brainbits Peer Recruiting allerdings nicht: Die Verantwortung komplett auf das Team abwälzen. Die Aufgabe der Peers ist es, neue Teamkolleg:innen auszuwählen. Sie müssen nicht dafür gerade stehen, wenn die Entscheidung doch falsch sein sollte und sie schlagen sich auch nicht mit den administrativen Themen rund um den Einstlelungsprozess herum. Dafür haben wir unsere Servant Leaders Patrick und Sascha.

Ist das Team nach dem ersten Treffen also von einem Menschen überzeugt, geben sie den beiden Bescheid. Saschas oder Patricks Aufgabe ist es, sich um die Formalitäten zu kümmern, sprich: um die Gehalts- und Vertragsverhandlungen. Es ist noch nie vorgekommen, aber selbst wenn die ausgewählte Person ihnen dann unsympathisch sein sollte, hätten sie nicht das letzte Wort über ihre Einstellung. Das haben die Peers und sonst niemand.

Keine Methode ohne Mindset

Peer Recruiting ist jedoch keinesfalls ein Luxus, den sich bloß relativ kleine Unternehmen leisten können, wo es sowieso familiär zugeht – ganz und gar nicht. Auch für große Unternehmen, in denen viele Stellen auf einmal besetzt werden müssen und wo die Personalabteilung gar nicht nachkommt mit all den Vorstellungsgesprächen, kann Peer Recruiting ein Gewinn sein. Die "Vorsortierung" durch die Teams kann die Arbeit erleichtern, auch wenn der gesamte Entscheidungsprozess im Konzern-Kontext meist ein wenig anders aufgesetzt ist als bei uns zum Beispiel.

Natürlich hat die Methode auf Bewerber:innen ebenfalls eine gewisse Magnetwirkung, spricht sie doch von einer hohen Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden, deren Meinung wichtig ist und berücksichtigt wird.

Aber: Peer Recruiting sollte weder rein als Aushängeschild, um Talente anzulocken, noch als Mittel zur Effizienzsteigerung eingesetzt werden. Um die Verantwortung für Personalentscheidungen an die Mitarbeitenden zu übertragen, braucht es das entsprechende Mindset.

Offenheit, Transparenz und eine gelebte Feedback-Kultur sind dafür genauso wichtig wie die Bereitschaft, Kontrolle abzugeben und sich aktiv für das Empowerment der Mitarbeitenden einzusetzen. Auf unserem Weg zur evolutionären Organisation haben wir gelernt, die Angst hinter uns zu lassen. Patrick und Sascha vertrauen uns, nicht nur, was die Organisation unserer Arbeit angeht, sondern auch hinsichtlich der Besetzung unserer Teams. Für unsere Bewerber:innen bringt das ebenfalls Vorteile gegenüber traditionellen Einstellungsprozessen. Denn sie können fachliche Fragen stellen und haben eine bessere Entscheidungsgrundlage, wenn sie ihr Team bereits vor der Vertragsunterzeichnung kennenlernen.

Die geringe Fluktuation bei brainbits spricht Bände: Obwohl wir immer weiter wachsen, liegt die durchschnittliche Verweildauer meiner Kolleg:innen bei mehr als sechs Jahren. Es passt eben einfach. Cheers to the Peers!

Lassen Sie uns über Peer Recruiting sprechen

Haben Sie Fragen zum Peer Recruiting oder wollen sich allgemein zu Methoden aus dem agilen Spektrum austauschen? Gern finden wir gemeinsam heraus, was zur individuellen Situation Ihres Unternehmens passt und wie Sie die entsprechenden Techniken implementieren können. Wir freuen uns auf ein unverbindliches Gespräch mit Ihnen!

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