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Erfrischend einfach Aufgaben managen: 3 Gründe für Jira Work Management

von Sissy Czernik

| 11.07.2022 |

  • Tools

Kein Zweifel: Jira ist ein mächtiges Tool für die agile Vorgangsverwaltung. Aufgrund eines ausgeklügelten Berechtigungsmanagements kann man damit problemlos mehrere tausend Nutzer:innen bedienen. Doch gerade wenn es um einfache Aufgaben geht, liegt hier manchmal auch die Crux, und wer mit Jira-Produkten arbeitet, hat sich sicher schon einmal gefragt:

Kann ich diesen Bereich bearbeiten? Habe ich die Berechtigung, um ein Feld hinzuzufügen? Oder benötige ich hierfür ein:e Jira Administrator:in?

In Jira ist es absolut sinnvoll, Berechtigungen einzuschränken. Für einfache Alltagsaufgaben jedoch stellt Jira Work Management (JWM) den perfekten leichtgewichtigen Zuwachs für die Jira-Familie dar. Während Jira Software sich an agile (Software-)Teams richtet und Jira Service Management umfassende ITSM-Funktionen beinhaltet, eignet JWM sich hervorragend für Teams, die ausschließlich ein einfaches Aufgabenmanagement-Tool benötigen.

JWM ist für non-IT Teams aus dem HR-, Marketing- oder Vertriebsbereich, die schnell und einfach Aufgaben koordinieren und ausliefern möchten.

Im Gegensatz zu den anderen Jira-Produkten setzt JWM den Fokus auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit und selbstbestimmte Teams – ohne großen Konfigurationsaufwand. Teams können kollaborativ und in Echtzeit gemeinsam an To-do-Listen oder Boards arbeiten – als positiver Nebeneffekt macht das in JWM so viel Spaß, dass die Arbeit sich kaum wie solche anfühlt.

Lassen Sie mich Ihnen drei weitere Gründe nennen, warum es sich lohnt, einen Blick auf das unkomplizierte und jüngste Tool von Jira zu werfen:

1. Boards, Listen, Kalender, Zeitleiste – gleiche Inhalte, unterschiedliche Ansichten

Oftmals müssen wir uns für eine Arbeitsmethodik entscheiden – entweder bearbeitet unser Team die Aufgaben mit einer To-do-Liste oder mit einem (Kanban-)Board.

In Köln sagen wir: „Jeder Jeck ist anders“! Also warum nicht auch jedes Teammitglied nach den eigenen Präferenzen arbeiten lassen? In JWM muss ein Team sich nicht für eine Herangehensweise entscheiden. Es wird ein Vorgang erstellt und jede:r sieht die gleichen Inhalte – durch JWM übertragen in die jeweilige Lieblings-Darstellungsart.

Diejenigen, die gerne mit To-Do-Listen arbeiten, können ihre Aufgaben mit der Listen-Ansicht abhaken. Board-Fans haben die Möglichkeit, die Aufgabe im Status zu verschieben – unabhängig von dessen Workflow.

Jira Work Management: Vergleich zwischen Listen- und Boardansicht. Quelle: eigene Grafik.

Um keine wichtige Abgabe- oder Terminfrist zu verpassen, zeigt die Kalenderansicht Fälligkeitsdaten mit einer farblichen Hervorhebung bei verpassten Deadlines. Auch Fans von Gantt-Charts kommen auf ihre Kosten: Mit Hilfe der Zeitleiste können sie Start- und Enddaten von Aufgaben kinderleicht hin und her verschieben. Zudem lassen sich Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben visuell darstellen.

2. Anfrage an unser Team? – Bitte per Formular

Wer kennt es nicht: Wenn Kolleg:innen Support benötigen, dann am besten direkt und ohne lange Erklärung. Es wird eine Anfrage-E-Mail gestellt – wie es der Zufall so will, natürlich genau an die Person, die gerade im Urlaub ist. Das heißt entweder: warten oder man ruft die Weiterleitung an ein Teammitglied hervor – dem fehlen allerdings dann oft die wichtigen Randinformationen zur Anfrage wie z.B. alternative Ansprechpartner:innen oder Budget- Angaben.

Mit Jira Work Management passiert das nicht: Das Marketing-Team soll beispielsweise für andere Teams Events planen und organisieren. Um die Anfrage ohne zeitaufwändige Rückfragen zu bearbeiten, kann ein Formular mit den wichtigsten Feldern erstellt werden, wie „Ort des Events“, „Max. Budget“ und „Anzahl der Teilnehmer:innen“. Mit JWM und einer Jira-Lizenz können diese Anfragen anhand selbsterstellter Felder kanalisiert und an das ganze Team versendet werden. So weiß jede:r im Team, was zu tun ist und die Arbeit muss nicht stocken, wenn die federführende Person nicht da ist.

3. JWM ist einfach schön 

Das Vorurteil, dass Technik mit Ästhetik nichts zu tun hat, räumt Jira Work Management meiner Meinung nach fast genauso geschmeidig aus dem Weg wie damals Steve Jobs bei der Präsentation des ersten iPhones. Nennen Sie es Apple mit Birnen vergleichen, aber ich kann dem user-centered Design von JWM so einiges abgewinnen!

JWM ist benutzerfreundlich strukturiert, so dass es selbst Jira-Neulingen leicht fällt, sich zurechtzufinden. Auch ohne eine:n Jira-Administrator:in können im Team verwaltete Projekte nach eigenen Anforderungen konfiguriert werden. Ich brauche außerdem keine unzähligen Reports zu durchforsten oder mir mit JQL (Jira Query Language) ein Dashboard zu erstellen, um eine klare Zusammenfassung zu erhalten, wie hoch aktuell die Teamauslastung ist.

Im Tagesgeschäft ist Jira Work Management ein unkompliziertes, leichtgewichtig anmutendes Tool.

Sissy Czernik, Digital Work Trainerin bei brainbits

Natürlich sollten Teams sich für einen gelungenen Start intensiv damit vertraut machen, um JWM zum größtmöglichen Vorteil zu nutzen. Gern gebe ich Ihnen Starthilfe und bringe nicht nur meine Begeisterung mit, sondern auch viele Tipps und Best Practices für Effizienz, die einfach Spaß macht!