Trello: Lord of the Boards

Was ist Trello?

Remote Work ist inzwischen Standard. Und eines der wichtigsten Tools für jegliche Form der dezentralen Teamarbeit ist das Planungsboard. Ob man im Büro oder aus dem Homeoffice, aus der Schule oder der Behörde, von Mac, PC, Tablet oder Handy, Desktop oder App zugreift, egal, ob nach Scrum, Kanban oder einer ganz anderen Methode gearbeitet wird – Trello unterstützt Menschen, Teams, Unternehmen und öffentliche Einrichtungen rund um den Globus auf vielfältige und ausgesprochen flexible Weise.

Mit Trello lassen sich Projekte aller Art visualisieren und transparent nachvollziehen. Teams können ihre Zusammenarbeit abbilden und organisieren, Aufgaben zuweisen und geschmeidige Workflows für den individuellen Bedarf entwickeln. Für Einzelpersonen und private To-do-Listen ist das Tool ebenso geeignet wie für die Vorbereitung von Schulunterricht oder die Arbeitsorganisation im Großkonzern.

Was kann man mit Trello machen?

Trello ist geeignet, um die (Zusammen-)Arbeit zu organisieren und die Produktivität zu steigern. Ob man sich dabei als großes interdisziplinäres Team zusammenfindet oder für sich allein ein Board nutzt, tut der Effizienz keinen Abbruch. Auch für die Manager:innen oder Product Owner sind die Karten und Listen von Trello ein guter Anhaltspunkt, um den Stand eines Projektes bis auf die einzelnen Schritte nachzuverfolgen.

Jedes Projekt bekommt ein Board mit eigenen Aufgabenlisten und -karten. Dabei ist der Begriff "Projekt" wirklich weit gefasst zu verstehen. Einen Vorgeschmack auf das breitgefächerte Spektrum der Anwendungsfälle geben die Templates, zum Beispiel für:

• Geschäftsentwicklung nach agilen und leanen Methoden

• Entwicklungsaufgaben im Scrum-Team, Bug Tracking, Game Development

• Sprint Boards und Retrospektiven

• die Darstellung von CRM Pipelines und Sales Funnels

• die Visualisierung und Bearbeitung von Marketing Funnels

• Blog-Redaktionspläne

• Podcast Workflows

• Customer Onboarding

• die Durchführung von Meetings

• die Unterrichtsvorbereitung

• persönliche To-do-Listen

Zentrales Element des Tools und aller Templates sind die Karten. Jede enthält eine Aufgabe und weiterführende Informationen dazu: Wer bearbeitet die Task, was müssen die Personen dazu wissen, bis wann muss die Aufgabe erledigt sein, welche Dringlichkeit ist gegeben?

Die Karten sind auf dem Board als Listenelemente in Spalten angeordnet. Sie sind beweglich und lassen sich anreichern um Bild, Text und Kommentare. Hinzu kommen die mehr als 200 "Power-Ups", mit denen sich Apps wie Figma, slack, Google Drive, Salesforce und viele Anwendungen mehr auf den Karten integrieren lassen. Kurz: Alle Infos, die für die Durchführung einer Aufgabe benötigt werden, lassen sich auf einem Trello-Board visualisieren und nutzen. Dabei werden die Karten nach dem Kanban-Prinzip von links nach rechts bewegt.

Was ist Trello nicht?

Eine Info wollen wir dabei nicht unterschlagen: Trello eignet sich für die Abbildung und Bearbeitung von vielfältigen "Projekten" – dabei sollte man allerdings nicht von einem vollumfänglichen, mächtigen Projektmanagement-Tool wie Jira oder Microsoft Project ausgehen. Trello ist nur bedingt für umfangreiche Projekte mit vielen Zwischenschritten geeignet, da hier ab einem gewissen Punkt Unübersichtlichkeit droht.

Trello besticht gerade durch seine Einfachheit und Zugänglichkeit. Das Tool ist leicht verständlich, wird in der Regel gut angenommen und kann unternehmensweit für die Verwaltung von Aufgaben genutzt werden.

Trello vs Jira

Beide Tools verfolgen einen einzigartigen Ansatz, um das agile Framework an den Arbeitsplatz zu bringen. Sieht man von den funky Hintergrundbildern mal ab, ähnelt das Layout von Jira dem von Trello schon. Im Vergleich mit einem mächtigen Projektmanagement-Tool wie Atlassian Jira werden aber die Grenzen von Trello rasch klar.

Mit der Roadmap gibt Jira einen umfassenden Überblick über den kompletten Projektverlauf, in dem Abhängigkeiten und Fristen leicht nachvollziehbar sind. In Jira wird unterschieden in ein Backlog, in dem sämtliche Aufgaben als Tickets vermerkt sind und in ein Sprint-Board, auf dem alle aktuell bearbeiteten Tasks erscheinen. Das ist gewöhnungsbedürftig und birgt auch einiges an Fehlerpotenzial, etwa wenn man Tickets falsch ausfüllt und/oder nicht richtig zuweist. Die Bedienung von Jira bedarf also einer gewissen Übung, die man selbstverständlich durch zielgerichtete Trainings beschleunigen kann. Denn wer Jira beherrscht, profitiert davon, dass man mit dem Tool Vergleiche zwischen Projekten ziehen und seine Arbeitsweise so stetig optimieren kann. Denn Jira generiert eine Vielzahl an nützlichen Kennzahlen – wenn es richtig konfiguriert ist. Außerdem verfügt es über zahlreiche Automatisierungsfunktionen, die Trello abgehen.

Etwas pauschal kann man sagen: Jira eignet sich besser für kleine, feste Teams mit vielen Projekten, Trello für große Teams mit wenigen Projekten. Dabei schließen die Programme einander nicht zwingend aus, im Gegenteil. Vorgänge aus Jira Software lassen sich einfach in Trello integrieren, so dass auch Stakeholder einen Überblick auf den Fortschritt behalten, die nicht als Jira-Nutzende gelistet sind.

Hier ein etwas genauerer Überblick:

Wie sich Jira Software und Trello ergänzen

Das Erfolgsgeheimnis von Trello

Eigentlich wollte man bei Fog Creek nur ein Tool für die Unterstützung der internen Teamarbeit entwickeln. Auch wenn dem New Yorker Unternehmen im Sommer 2010 sicher noch nicht klar war, welchen Siegeszug Trello mal antreten würde, erkannte man dennoch rasch ein gewisses Potenzial für die Allgemeinheit und launchte 2011 die erste Vollversion. Die war so erfolgreich, dass drei Jahre später Trello Inc. 2014 als ein eigenständiges Unternehmen startete. 2017 kaufte unser Software-Partner Atlassian Trello und entwickelt es seither nach allen Regeln der Kunst weiter. Unter den 90 Millionen Nutzer:innen befinden sich nach eigenen Angaben heute 80 Prozent aller Fortune-500-Unternehmen.

Kein Wunder: Trello ist angenehm intuitiv bedienbar und besonders flexibel. Es geht verschiedene Methoden-Frameworks wie Kanban oder Scrum mit und bereichert mit seinen Vorlagen an vielen Stellen den eigenen Workflow enorm. Dabei fühlt es sich schnell an wie "das eigene Tool". Das liegt daran, wie Trello schon früh gestrickt war: Es soll die Zusammenarbeit nicht nur effizienter machen, sondern den Nutzenden auch einfach Freude bereiten.

Selbst wenn die Spalten auf den Templates populäre Use Cases zum Beispiel genau erfassen und abbilden, sind sie dennoch bis zum Ende individuell an die eigenen Prozesse anpassbar – ob man einfach nur die Titel der Spalten oder deren komplette Anordnung und Logik verändert.

Hervorzuheben ist im Fall Trellos auch der Look der Boards: Dank riesiger Bild-Library und Upload-Option kann man jedes einzelne Board komplett unterschiedlich gestalten und damit auch im Kopf voll und ganz bei den zu erledigen Aufgaben ankommen. Wenn es mal weniger um Fokus geht, sondern repräsentativ aussehen soll, etwa um seine Kunden durch ein Meeting zu führen, lässt sich das Board natürlich auch komplett in das Corporate Design bringen.

Folgende Versionen stehen zur Verfügung:

Bei allen intelligenten Neuerungen bleibt sich Trello in den Basics treu, und das bezieht sich nicht nur auf den Spaß an der Nutzung, sondern auch auf die grundlegenden Elemente des Tools. Die Systematik ist seit über einem Jahrzehnt die gleiche: Boards mit Listen anlegen, Karten generieren, füllen, zuweisen und per Drag-and-Drop verschieben. Dabei zehrt das Tool vom Feedback der Nutzenden und erweitert sich ständig um neue, praktische Funktionen und Templates. So hat sich über die Jahre ein gut abgehangenes Werkzeug entwickelt, in dessen Hintergrund der große Erfahrungsschatz des Anbieters zum Tragen kommt. Auch wenn heute unzählige digitale Anwendungen auf dem Markt sind, mit denen Teams ihre Arbeit organisieren können, hat sich Trello daher als einer der Big Player gehalten – absolut zu Recht, wie wir finden!

Bereit, mit Trello Ihre Workflows zu optimieren?