Digitale Workflows für das Unternehmensmanagement

JIRA eignet sich nicht nur für die Organisation von Entwicklungsteams, sondern ebenso für die Unterstützung typischer Unternehmensprozesse wie Urlaubsmanagement, Bewerbungsmanagement oder den Einkauf.

Die Anforderung

Unsere Produktionsprozesse - also die Entwicklung von Software, Websites und Apps - wickeln wir bereits seit Jahren vollständig digital ab. Das mit der Produktion verbundene Aufgaben- und Projektmanagement, die Zeiterfassung und die Abrechnung basieren auf den in JIRA gespeicherten Daten und den hinterlegten digitalen Workflows.

Aufgrund der positiven Erfahrungen entstand im Laufe der Zeit die Idee, die Flexibilität des Tools auch für die Abwicklung organisatorischer Prozesse zu nutzen und sie damit effizienter zu gestalten.

Die Lösung

Mit Hilfe der flexiblen Workflow-Gestaltung in JIRA wurden nach und nach etliche „papierene“ und E-Mail-basierte Organisationsprozesse durch ein digitales Äquivalent ersetzt. Die Implementierung erfolgte einzeln und nacheinander, dazwischen lagen ausführliche Testphasen und – wo nötig – Optimierungen. Mittlerweile werden beispielsweise Urlaube, Investitionen und Fristen über separate Tickettypen und Workflows verwaltet. Alle den einzelnen Vorgang betreffenden Unterlagen sind direkt am Ticket hinterlegt und so für jeden Bearbeiter ohne weitere Suche im Dateisystem oder E-Mail-Postfach zugänglich. Das Workflow-Management sorgt zudem dafür, dass die einmal definierten Standardabläufe eingehalten und die Zuständigen automatisch informiert werden. Der aktuelle Bearbeitungsstand ist mit einem Blick auf die Statuszeile erkennbar. Damit läuft die Unternehmensorganisation bei brainbits weitgehend papierlos – abgesehen natürlich von den Stellen, an denen aus formellen Gründen noch eine Unterschrift auf Papier nötig ist.

Unsere digitale Unternehmensorganisation umfasst unter anderem:

Abwesenheitsmanagement (Urlaube, Krankheiten, Freizeitausgleich)

Der einzelne Mitarbeiter erstellt bei geplanter oder aktueller Abwesenheit eines von drei möglichen Abwesenheitstickets (Antrag auf Urlaub, Antrag auf Freizeitausgleich oder Krankmeldung) und gibt den voraussichtlichen Zeitraum der Abwesenheit an. Im Falle von Urlaub oder Freizeitausgleich geschieht das in der Regel vor der eigentlichen Abwesenheit. Im Krankheitsfall kann das Ticket auch über Remotezugriff von zuhause oder über ein mobiles Endgerät erstellt werden.

Nach Speicherung wird das Ticket automatisch dem zuständigen Teamleiter zugewiesen. Er prüft bei geplanter Abwesenheit, ob der beantragte Zeitraum mit geplanten Projekten und Ressourcen vereinbar ist, und im Krankheitsfall, welche Auswirkungen der Ausfall für aktuelle Projekte und Ressourcen haben könnte. Nach dieser Prüfung wird das Ticket automatisch an das Personalmanagement weitergeleitet, das die Abwesenheitszeiten bucht. Dadurch erfolgt eine Aktualisierung der entsprechenden Arbeitszeit-, Krankheits- und Urlaubskonten. Außerdem erscheinen die Namen der fehlenden Mitarbeiter in der täglichen Abwesenheitsmeldung des firmeninternen Messengers HipChat (zum Schutz der persönlichen Daten ohne Angabe von Gründen).

Vorteile des digitalen Abwesenheitsmanagements:

  • Papierlose Bearbeitung
  • Automatische Benachrichtigung aller betroffenen Personen
  • Komplette Übersicht über aktuell und geplant zur Verfügung stehende Ressourcen dank automatisch generiertem Abwesenheitskalender
  • Automatische Aktualisierung individueller Urlaubskonten und allgemeiner Krankenstatistiken
  • Tagesaktuelle und zentrale Abwesenheitsinformation aller Mitarbeiter

Bewerbungsmanagement

Der digitale Workflow zur Besetzung einer neuen Stelle startet in JIRA mit der Anlage einer Stellenausschreibung. Dort wird im ersten Schritt die Beschreibung der zu besetzenden Position hinterlegt und abgestimmt. Das Personalmanagement dokumentiert im selben Ticket die Veröffentlichung der Anzeige im Internet oder auf Stellenbörsen. Eingehende Bewerbungen werden in Form von Untertickets an die Stellenausschreibung angefügt. Jede Bewerbung durchläuft daraufhin einen umfangreichen Bewerbungsprozess, von der Prüfung der Unterlagen, der Durchführung und Auswertung des Telefoninterviews über die Einladung zum Erstgespräch, die Durchführung der Testaufgabe bis zur Einladung zum Einstellungsgespräch. Eine Übersichtsseite in JIRA (Recruiting-Dashboard) informiert alle Prozessbeteiligten über neu eingegangene Bewerbungen sowie den Status laufender Bewerbungsprozesse. Dabei wird auch die Durchlaufzeit pro Bewerbung kontrolliert. Automatische Benachrichtigungen per Email sorgen dafür, dass keine Bewerbungen liegen bleiben.

Vorteile des digitalen Bewerbungsmanagements:

  • Zentrale Ablage aller Unterlagen im Kontext einer Ausschreibung
  • Verlustfreie Weitergabe unter den Prozessbeteiligten dank automatisiertem Workflow
  • Vollständige Übersicht über aktuelle Bearbeitungsstände
  • Automatische Benachrichtigungen zur Erinnerung
  • Überwachung der gesetzlich vorgeschriebenen Löschungsfristen für Bewerbungsunterlagen

Organisation des Einkaufs

Entsteht im Unternehmen ein Investitionsbedarf, gleich ob Fachbuch oder Server, legt der anfordernde Mitarbeiter dafür ein Investitionsticket in JIRA an. Im Laufe des folgenden Workflows wird der Investitionsbedarf festgestellt, bewertet und freigegeben sowie der Einkäufer informiert. Er hängt nach Tätigung des Einkaufs alle mit der Bestellung zusammenhängenden Dokumente wie Rechnungen und Lieferschein an das entsprechende Ticket und leitet es an die Buchhaltung weiter. Hier erfolgt die Zahlung sowie – bei Bedarf – eine Inventarisierung. Hierzu wird das Investitionsticket in ein Inventarticket überführt und um die erforderlichen Inventarisierungsinformationen ergänzt.

Vorteile des digitalen Investitionsmanagements:

  • Zentrale Ablage aller Unterlagen im Kontext einer Investition
  • Verlustfreie Weitergabe unter den Prozessbeteiligten dank automatisiertem Workflow
  • Automatische Inventarisierung

Fristenmanagement

Alle allgemein gültigen oder projektspezifischen Termine, Fristen und Deadlines, die in Projekten und Unternehmensprozessen anfallen, werden in JIRA als Fristenticket angelegt und dem Zuständigen zugewiesen. Anstehende und fällige Fristen erscheinen auf einem speziellen Dashboard. Zudem erhalten die jeweils Zuständigen Erinnerungsnachrichten per Mail. Die projektspezifischen Fristen werden zusätzlich innerhalb der zugehörigen Confluence-Projektdokumentation in einer Fristenliste ausgegeben. Im Krankheits- oder Urlaubsfall haben die Vertreter, Teamleiter und das Management Zugriff auf alle hinterlegten Fristen.

Vorteile des digitalen Fristenmanagements:

  • Zentrale Ablage aller Fristen, Termine, Deadlines 
  • Transparenz über einzuhaltende Fristen und Termine über Zuständigkeitsbereiche hinweg
  • Automatische Erinnerung an fällige Fristen

Weitere Prozesse

Außerdem sind folgende Prozesse in JIRA abgebildet:

  • Lieferantenbewertung
  • Beschwerdemanagement
  • SSL- und Domainbestellung
  • VPN-Zugangsverwaltung
  • Geschäftsreisen
    ... 

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