Professionelles Prozessmanagement mit JIRA & Confluence

Confluence, JIRA & Co. sind bei brainbits essentieller Bestandteil der Unternehmensorganisation. Wir organisieren und dokumentieren mit den Atlassian-Tools praktisch die Gesamtheit unserer Prozesse.

Digitale Unternehmensorganisation mit Atlassian - eine Lösung von brainbits, Internetagentur aus Köln

Das 2002 gegründete australische Unternehmen Atlassian war mit seinen Kollaborations- und Entwicklungs-Tools ursprünglich auf die Anforderungen der Software-Entwicklungsbranche spezialisiert. Inzwischen verzeichnet das Unternehmen 1400 Mitarbeiter an sechs Standorten und weltweit über 51.000 Kunden. Seit Ende 2015 ist Atlassian an der NASDAQ notiert.

Verantwortlich für den durchschlagenden Erfolg sind unter anderem das Ticketmanagementsystem JIRA und das Enterprise-Wiki Confluence. Beide Produkte kommen aufgrund ihrer hohen Flexibilität, ihrer überzeugenden Usability und den unzähligen freien und kommerziellen Erweiterungen (Plug-Ins) immer häufiger auch in Branchen jenseits der Software-Entwicklung zum Einsatz und helfen dort, Unternehmensabläufe und Informationen effektiv zu organisieren.

Unsere Entwicklung mit den Atlassian-Tools

Frustriert von den eingeschränkten Möglichkeiten und der problematischen Usability unseres ursprünglichen Ticketsystems wechselten wir 2009 zu JIRA. Die Flexibilität der Datenerfassung und die Möglichkeit, eigene Workflows zu definieren, führten schnell dazu, dass wir unsere gesamten Entwicklungsaufgaben über das Tool verwalteten. 

Die Vorteile dieser Arbeitsweise: alle Aufgaben sind digital erfasst und können so nicht "untergehen". Die angeschlossene Zeiterfassung macht transparent, wieviel Arbeit für welche Aufgabe angefallen ist. Gleichzeitig dienen die Tickets der Arbeitsdokumentation: Alle Kommentare, Materialien und die Kommunikation mit dem Kunden werden ebenfalls im Ticket hinterlegt und sind so für alle Beteiligten jederzeit einsehbar. Nicht zuletzt sorgen hinterlegte Arbeitsabläufe dafür, dass auch in hektischen Zeiten alles seinen geregelten Gang geht. Diese Vorteile wollten wir nach einer Weile auch den organisatorischen Unternehmensbereichen zugänglich machen. 

So entwickelten wir nach und nach digitale Workflows für Standardprozesse wie Bewerbungsmanagement, Urlaubs- und Krankheitsmeldungen, Investitionsanträge und Inventarisierung, Fristenmanagement und Vertriebschancenverwaltung und vieles mehr.

Confluence, das Enterprise-Wiki-System von Atlassian, machte bei uns eine ähnliche Karriere: zu Beginn nutzten wir es ausschließlich zur - mehr oder weniger geordneten - Verwaltung von Projektinformationen. Mittlerweile beherbergt das System unsere Prozessdokumentation (seit 2015 durch ISO 9001 zertifiziert), unser Wissensmanagement, unsere Infrastrukturdokumentation, die Bibliotheksverwaltung, die Projektübersicht, unsere Fortbildungsbewertung, sämtliche Protokolle der Teams, Projekt- und Arbeitsgruppen und und und...

Weitere Tools aus der Atlassian-Welt wie Bamboo, Stash und Fisheye unterstützen unsere Produktion bei der Verwaltung, Organisation und Qualitätssicherung des Source Codes. Und als jüngstes Mitglied unserer Atlassian-Tool-Familie sorgt HipChat als zentrale Echtzeit-Kommunikationsplattform für einen optimierten Informationsaustausch.

Die folgenden Case Studies sollen einen Einblick geben in die vielfältigen Möglichkeiten der Unternehmensorganisation mit Atlassian am Beispiel der internen brainbits-Prozesse.

Case Study 1: Prozessdokumentation mit Confluence (nutzbar als QM-Handbuch nach ISO 9001)
Wie wir Confluence für die Dokumentation unserer Prozesse unter Einhaltung der Anforderungen der ISO 9001 einsetzen.

Case Study 2: Digitale Workflows für die Unternehmensorganisation mit JIRA
Wie wir Unternehmensprozesse übersichtlich, effizient und papierlos organisieren.

Case Study 3: Zeiterfassung, Potenzialanalyse und Fakturierung mit JIRA
Wie wir den Überblick über das Verhältnis von Aufwand und Ergebnis behalten.

Case Study 4: Prozessmanagement zur praktischen Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung
Wie wir den Überblick über die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Unternehmen behalten.

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