Zeiterfassung, Potenzialanalyse und Fakturierung

Die korrekte Erfassung, Überwachung und Auswertung der geleisteten Arbeitsstunden sind bei brainbits Grundlage unseres Geschäftsmodells. JIRA ist, erweitert um Schnittstellen zu unserer Buchhaltungs-Software, der Dreh- und Angelpunkt unseres internen Controllings.

Die Anforderung

brainbits verdient sein Geld als Dienstleister durch die Bereitstellung von Zeit. Zeit ist unser Kapital und die ordnungsgemäße Erfassung, Zuordnung und Berechnung von Zeit sind überlebenswichtige Faktoren in der Unternehmensorganisation.

Unsere Anforderungen waren im Wesentlichen:

  • Fortlaufende, lückenlose, projekt- und aufgabenbezogene Zeiterfassung
  • Echtzeit-Übersicht über bisher angefallene Projektaufwände und Abgleichung mit den hinterlegten Projektbudgets
  • Automatische Erzeugung von Abrechnungsnachweisen
  • Monatliche Übersicht über vereinbarte und geleistete Arbeitszeit
  • Schnelle Übersicht über das Verhältnis von internen zu externen Aufwänden
  • Prüfprozesse zur Vermeidung von Fehlstunden in der Zeitbuchung

Die Lösung

Um einen einwandfreien Prozess sicherzustellen, haben wir die Erfassung, Überprüfung und Fakturierung der geleisteten Arbeitsstunden vollständig digitalisiert.

Zeiterfassung

Sämtliche Arbeitszeiten werden über JIRA auf Tickets gebucht. Dafür stehen unterschiedliche Buchungsmechaniken zur Verfügung. Beispielsweise das Tool „WorklogAssistant“, das permanent im Hintergrund läuft und die Zuordnung von erfassten Arbeitszeiten durch einfachen Klick auf eine Ticketnummer erlaubt. Am Ende des Monats überprüft jeder Mitarbeiter anhand seines digitalen Stundenzettels die Vollständigkeit seiner Buchung und gibt den Stundenzettel zur Überprüfung und Freigabe an den Teamleiter. Hier erfolgt eine erneute Überprüfung und anschließende Freigabe der Stunden für den Fakturierungsprozess.

Potenzialanalyse

Die so erfassten Stunden werden in einer Monatsauswertung pro Mitarbeiter, Team und gesamt aufsummiert. Durch die Gegenüberstellung von theoretisch verfügbaren Arbeitsstunden und tatsächlich gebuchten Zeiten können versehentliche Unter- oder Überbuchungen sofort aufgedeckt werden. Urlaube und Krankheiten werden hierbei durch die integrierte Abwesenheitsverwaltung natürlich berücksichtigt. Zudem ermittelt die Potenzialanalyse die prozentuale Verteilung zwischen internen Aufwänden und fakturierbaren Projektzeiten und eruiert monatlich das theroretisch verfügbare Stundenkontingent. Damit ist sie bei brainbits ein unerlässliches Instrument für strategische Planung durch die Geschäftsführung geworden.

Fakturierung

In der Fakturierungsübersicht werden die geleisteten und auf Projekte gebuchten Stunden den Aufträgen aus dem ERP-System gegenübergestellt. Hier ist in Echtzeit ersichtlich, wieviel des vereinbarten Projektbudgets bisher verbraucht wurde und wieviele Stunden im Rahmen der Monatsabrechnung pro Auftrag fakturiert werden können. Durch einen Klick generiert das System für die gewünschte Abrechnungsperiode einen Stundennachweis im WORD-Format.

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