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Ist Ihr Unternehmen gut vorbereitet? EU-Datenschutz-Grundverordnung kommt

Patrick Schuh25.01.2018Atlassian • Confluence • Aktuelle Infos • Datenschutz

Am 25. Mai 2018 ist es soweit. Dann tritt die lange angekündigte EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft. Ab diesem Tag wird die Verarbeitung personenbezogener Daten europaweit auf den Prüfstand gestellt. Obwohl die Übergangsfrist bereits 2016 begann, hatten sich laut einer Umfrage des Digitalverbandes Bitkom bis September 2017 nicht einmal ein Drittel aller deutschen Unternehmen mit der Gesetzesänderung befasst. Nur rund jedes achte Unternehmen wird nach eigener Einschätzung bis zum Stichtag die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung vollständig umgesetzt haben.

Nicht wenige Stimmen warnen: das könnte ein böses Erwachen geben. Es drohten empfindliche Bußgelder, die bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes oder maximal 20 Millionen Euro betragen können. Aber seriöse Datenschützer sind sich einig, dass Panikmache derzeit noch völlig unangebracht ist. Zu groß ist die allgemeine Unsicherheit über das Wie einer guten Umsetzung der neuen Vorgaben. Es fehlen Erfahrungswerte und etablierte Methoden und jedes Unternehmen muss seinen Weg erst noch finden. Das wissen auch die Behörden. Nichtsdestotrotz besteht dringender Handlungsbedarf. Denn schon jetzt ist klar, dass die Anforderungen nicht mit einem Fingerschnippen abzudecken sein werden. Und klar ist auch: Unternehmen, die heute schon über ein gelebtes Managementsystem mit einer Prozessdokumentation verfügen, werde es deutlich leichter haben, Antworten auf die neuen Vorgaben zu finden. Und die Einführung solcher Instrumente erfordert viel Zeit.

Mehr Transparenz

Doch was verlangt der Gesetzgeber genau? Kurz gesagt fordert das Gesetz von Unternehmen in Zukunft mehr Transparenz im Umgang mit personenbezogenen Daten. Eine Forderung, die aufgrund unterschiedlichster Datenschutzregelungen in den EU-Mitgliedsländern für Nutzer auch längst überfällig ist. Nichts desto trotz stellt das neue Gesetz deutsche Unternehmen vor enorme Herausforderungen.

Lückenlose Dokumentation

Denn ab Mai unterliegen sie einer lückenlosen Rechenschafts- und Dokumentationspflicht, um jederzeit darüber Auskunft geben können, welche Daten wo genau anfallen und ob diese relevant sind. Wer bislang kein Verfahrensverzeichnis pflegt, in dem interne Prozesse für die Verarbeitung personenbezogener Daten dokumentiert sind, sollte sich schnellstens eines zulegen. Auch, um in Zukunft schon bei der Planung des Workflows, bei der Bewerberauswahl, der Akquise, der Produktion, dem Angebot von Dienstleistungen etc. Fragen des Datenschutzes direkt mit berücksichtigen zu können.

Prozessdokumentation mit Confluence

Prozessdokumentation mit Confluence

Auf der Basis des Enterprise-Wikis Confluence von Atlassian hat brainbits eine effiziente Plattform zur Prozessdokumentation konzipiert. Diese bietet Unternehmen nicht nur Transparenz über ihre Prozesse, sondern optimiert die Abläufe zur kontinuierlichen Pflege der Dokumentation und verfügt über effiziente Funktionen zur Unterstützung von Managementsystemen. Dieses System zur Prozessdokumentation dient als Basis, um die eigenen Prozesse in Bezug auf die neue Datenschutzgrundverordnung zu analysieren und fortlaufend zu dokumentieren, in welchen Prozessen welche personenbezogenen Daten in welchen Systemen verarbeitet werden und wie der Lebenszyklus dieser Daten definiert ist.

Damit ist die neue gesetzliche Regelung des Datenschutzes letztendlich auch eine große Chance für Unternehmen, zukünftig nicht nur die Datenschutzvorgaben zu erfüllen, sondern langfristig auch alle Abläufe besser managen zu können: Und damit echte Wettbewerbsvorteile zu erzielen

Wenn Sie mehr über die Datenschutznovelle und die Lösungen von brainbits erfahren möchten, informieren Sie sich online unter https://www.brainbits.net. Außerdem stehen wir bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 0221 / 589808-0 oder schreiben Sie uns eine Mail an team.atlassian@brainbits.net

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