Leanes Qualitäts­management­system

Qualitäts­management­systeme haben einen schlechten Ruf. Sie werden von vielen als unnötiger, für die Praxis wenig relevanter Ballast wahrgenommen. Das gilt ganz besonders, wenn die Dokumentation noch in Form von Word-Dateien in irgendwelchen undurchsichtigen Ordnerstrukturen auf dem Fileserver abgelegt ist.

Aber es geht auch ganz anders: Wenn die Dokumentation leicht zugänglich und einfach änderbar ist, hilft sie sehr effektiv dabei, die Prozesse in Ihrem Unternehmen transparent zu machen und laufend zu verbessern. Mitarbeiter/-innen sparen so Zeit, verhindern Wissensverlust und machen weniger Fehler.

Das Enterprise-Wiki Confluence ist die ideale Basis für eine schlanke, nutzerfreundliche QM-Dokumentation. Sie bietet einen schnellen, browserbasierten Informationszugriff und eine besonders einfache Informationsverwaltung. Tatsächlich ist das Arbeiten in Confluence so einfach, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens in die Prozessdokumentation eingebunden werden können.

Verfahrens­dokumentation, die wirklich nützlich ist

Zugegeben - der Begriff „Verfahrensdokumentation“ wirkt sperrig. Aber ein derartiges Instrument birgt ein enormes Potenzial: Es kann die kann die Abläufe im Unternehmen für alle Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar machen. Eine unabdingbare Voraussetzung für eine effektive und kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensorganisation.

Leider werden Verfahrens­dokumentationen aber zumeist immer noch mit dem Ziel erstellt und gepflegt, eine Zertifizierung zu erreichen oder zu erhalten. Folglich werden Dokumentationen nicht primär für die Mitarbeiter, sondern für den Auditor erstellt. Das führt dazu, dass normenfokussierte Dokumente entstehen, die beschreiben, wie das Unternehmen die Anforderungen der Norm erfüllt. Ein Mitarbeiter, der mit der Normenstruktur nicht vertraut ist, kann diese Sichtweise in der Regel nicht nachvollziehen. Die Struktur deckt sich einfach nicht mit seiner Wahrnehmung der Unternehmensorganisation.

Zusätzlich erschweren oft riesige Dokumente, eine sperrige Dokumentenablage oder eine unzulängliche Suche das Auffinden der relevanten Informationen. „Mal eben etwas nachschlagen“ funktioniert schlicht nicht. Und noch weniger fühlen sich Mitarbeiter/-innen in derartigen Dokumentationswüsten eingeladen, an der Dokumentation und Verbesserung „ihrer“ Prozesse mitzuwirken.

Überführt man die Informationen aber in eine Wiki-Struktur, die die unternehmensspezifische Prozessstruktur abbildet und die Prozesse in kleine Einheiten - oder Teilverfahren - zerlegt, fällt es Mitarbeiter/-innen sofort leichter, sich zurechtzufinden. Sie haben direkteren Zugriff auf die jeweils für sie relevanten (Teil-)Informationen einer Verfahrensbeschreibung. Die Information wird überschaubarer und die Bereitschaft, an der Aktualisierung der Dokumentation aktiv mitzuwirken, steigt drastisch an.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

• Mitarbeiter/-innen können sehr einfach neue Prozessbeschreibungen anlegen und vorhandene ändern.

• Ein Freigabe-Workflow garantiert, dass im System nur geprüfte und gültige Seiten abrufbar sind.

• Vorlagen und eine definierte Ablagestruktur helfen, dass alle Richtlinien einheitlich dokumentiert und gut auffindbar sind.

• Dokumente müssen nicht umständlich hoch- oder heruntergeladen werden; die Mitarbeiter/-innen arbeiten direkt im Browser.

• Bei Bedarf kann die Dokumentation als Word- oder PDF-Datei im Corporate Design exportiert werden.

• Mitarbeiter/-innen werden automatisch und aktuell über Änderungen informiert.

• Ein integriertes Rollensystem regelt die Zuständigkeiten; das erhöht die Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit.

• Prozessunterstützende Checklisten und Vorlagen werden ebenfalls in Confluence hinterlegt und können ebenso einfach angepasst werden.

ISO-konforme Verfahrens­dokumentation

Für unsere eigene ISO-9001-Zertifizierung haben wir mit Hilfe von Confluence eine Lösung entwickelt, die allen Anforderungen an eine Verfahrens­dokumentation im Sinne der Norm ISO 9001 gerecht wird.

• Dokumente müssen vor ihrer Veröffentlichung genehmigt werden. Dies ist durch den Freigabe-Workflow gewährleistet.

• Dokumente müssen regelmäßig bewertet sowie bei Bedarf aktualisiert und erneut genehmigt werden. Das steuert ein Gültigkeits-Workflow.

• Änderungen und der aktuelle Bearbeitungsstand von Dokumenten sind deutlich zu kennzeichnen. Dies geschieht mittels Versionierung und Gültigkeits-Workflow.

• Nur die gültigen Fassungen von Dokumenten sind an den jeweiligen Einsatzorten verfügbar zu machen. In Form der digitalen Ressource kann jeder Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus direkt auf die gültige Version zugreifen.

• Dokumente müssen lesbar und leicht erkennbar bleiben. Durch die vollständig digitale Bereitstellung stellt diese Anforderung kein Problem mehr dar.

Viele Anforderungen der ISO sind normenübergreifend vereinheitlicht. Daher lässt sich die Confluence-basierte Verfahrens­dokumentation beispielsweise auch für die ISO 27001 einsetzen.

Integriertes Management­system

Immer häufiger entscheiden sich Unternehmen für eine Mehrfachzertifizierung, beispielsweise nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement). Die Herausforderung dabei: Jede dieser Normen verlangt nach einer Verfahrens­dokumentation, aber viele Prozesse im Unternehmen tangieren direkt mehrere Normen. Mit Hilfe eines integrierten Management­systems kann die redundante Dokumentation von Prozessen vermieden werden.

Im integrierten Management­system werden die Prozesse konsequent aus der Sicht des Unternehmens und der prozessbeteiligten Mitarbeiter/-innen dokumentiert. Dabei werden für jeden Prozess die Anforderungen aller relevanten Normen berücksichtigt. Mit Hilfe eines Verlinkungssystems werden die Prozesse mit den im Prozesskontext relevanten Normkapiteln verknüpft. Auf Basis dieser Verlinkungen können normenspezifische „Ansichten“ auf der Verfahrens­dokumentation erzeugt werden, mit deren Hilfe die zuständigen Normbeauftragten die Abdeckung der Anforderungen überwachen können.

Digitale Prozess­steuerung mit Jira

Um die Prozesseffektivität zu steigern, sind Digitalisierung und Automatisierung die entscheidenden Hebel: Hierbei kann das Ticket- und Workflow-Management­system Jira unterstützen. Jene Prozesse, die besonders häufig und standardisiert durchlaufen werden und an denen verschiedene Personen beteiligt sind, eignen sich besonders gut für die Digitalisierung über Jira. (mehr zum Thema finden Sie unter Prozessmanagement)

• Vorgänge können direkt aus der Prozessbeschreibung in Jira angelegt werden.

• Verfahrensbeschreibungen sind aus einem Jira-Vorgang heraus in Confluence aufrufbar.

• Statistiken und Statusberichte zu Jira-Vorgängen können in Confluence integriert werden.

Ihr Einstieg in ein leanes Qualitäts­management­system mit Confluence

Sie haben noch keine Confluence-Erfahrung

Sie haben bisher keine Atlassian Tools im Einsatz und möchten mehr zu den Anwendungsfällen im Allgemeinen und zum Thema Qualitätsmanagement mit Confluence erfahren? Dann ist unser Orientierungs-Workshop ein bewährter nächster Schritt. Innerhalb eines Tages erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Atlassian Tools und lernen typische Anwendungsfälle kennen. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf dem Anwendungsfall „Qualitätsmanagement“ und auf der Integration von Verfahrens­dokumentation mit Confluence und Prozessdigitalisierung sowie Vorgangsnachverfolgung mit Jira. Außerdem erarbeiten unsere Berater mit Ihnen gemeinsam ein auf Ihre Anforderungen abgestimmtes Einführungsszenario.

Sie setzen bereits Confluence ein

Wenn Sie bereits Atlassian Tools einsetzen und mit den Grundprinzipien des Enterprise-Wikis Confluence vertraut sind, starten Sie am einfachsten mit einer kostenlosen Demonstration der Confluence-basierten Verfahrens­dokumentation. In einem ca. einstündigen Online-Termin erfahren Sie anhand konkreter Praxisbeispiele, wie ein QMS auf Confluence-Basis funktioniert und welche Möglichkeiten zur Anpassungen an Ihre individuellen Anforderungen bestehen.