Case Study Vaillant: Digitale Zusammenarbeit mit den Atlassian-Tools

Schon heute ist die Vaillant Group einer der globalen Markt- und Technologieführer in den Bereichen Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnik. Doch das Traditionsunternehmen will die Nummer 1 in Sachen moderner Gas- und Wärmepumpentechnik werden und nimmt besonders den chinesischen Markt ins Visier. Große Zukunftspläne also, die vor allem durch eine konsequente digitale Transformation erreicht werden sollen. Dabei stehen neben neuen digitalen Lösungen und Services für Kunden auch die Arbeitsmethoden und organisatorischen Prozesse im Vordergrund.

Digitale Produkte und Services

Für die Vaillant Group spielt die Digitalisierung also eine zentrale Rolle. Mit neuen digitalen Geschäftsmodellen und Produkten sollen Wachstumsfelder erschlossen und das Kerngeschäft erweitert werden. Dazu zählen Lösungen wie intelligentes Energiemanagement, aber auch erweiterte Serviceangebote für Endkunden und Fachhandwerker:innen.

Die Nachfrage nach digitalen Dienstleistungen für das Handwerk wie auch nach „smarten“, integrierbaren Lösungen für Heizungsbesitzer:innen steigt stark an. Zugleich verändern sich die Erwartungen an den Vertrieb seit einigen Jahren drastisch: Dienstleistungen und Produkte werden zunehmend online angefragt.

Zentrales Projekt-Controlling

Um sich intern und extern digital neu aufzustellen, startet Vaillant mit einem der zentralen Schmerzpunkte: dem Projektmanagement und Controlling. Da Planview bereits in einem Unternehmensbereich genutzt wird, arbeitet man zunächst an einem Konzept zur Integration von Planview, Jira und SAP. Der Plan sieht vor, dass die Projektstrukturpläne via Planview gemanagt werden. Die Budgets – importiert von SAP – sollen mit den Elementen des Projektstrukturplans verlinkt werden. Gleichzeitig soll die Arbeitszeit über Planview gebucht und mit den Budgets verglichen werden. Jira ist zu diesem Zeitpunkt nur als Tool für das tägliche Task Management angedacht.

Schnell wird jedoch klar, dass dieser Ansatz aufgrund der ständigen Systemwechsel bei der täglichen Arbeit für die Anwender:innen nicht praktikabel ist.

Zu diesem Zeitpunkt – 2017 – engagiert Vaillant brainbits als Atlassian Platinum Partner. Gemeinsam entwickeln wir eine Jira-zentrierte Lösung: SAP-Budgets werden in Jira importiert und dort Epics zugeordnet. Die auf die Tickets gebuchten Zeiten werden so automatisch den entsprechenden Budgets zugewiesen. Außerdem werden ein Freigabeprozess für Stundenbuchungen sowie eine Schnittstelle zur Budgetkontrolle und Abrechnung in SAP integriert.

Als Teil der Implementierung dieses Konzepts führt brainbits außerdem einige bereits vorhandene, kleinere Jira-Server und Cloud Instanzen zu einer zentralen Serverinstanz zusammen. Die Lösung funktioniert – und der Erfolg schlägt Wellen: Bei Vaillant werden nun immer mehr Geschäftsbereiche auf die Atlassian Tools aufmerksam. Dies ist das Startsignal für die konzernweite Einführung und den umfassenden Ausbau der Atlassian Tools.

Integriertes Projektportfoliomanagement

Nachdem das Projektmanagement vereinheitlicht ist, nehmen sich Vaillant und brainbits des Ideen- und Projektportfoliomanagements an. Denn interne Projektanträge werden bis dahin immer noch in Form von Word- oder Excel-Dateien per E-Mail an Entscheidungsträger:innen geschickt. Es gibt keine unterstützenden Tools – weder für Anfragen aus den Fachbereichen noch für die Priorisierung von Projekten oder die personelle und monetäre Umsetzung.

E-Mails stranden zum Teil bei Kolleg:innen, die im Urlaub sind. Lange Reaktionszeiten und ständige Rückfragen nach dem Status bringen die Kommunikation ins Stocken. Vaillant gerät hier zunehmend an seine Grenzen.

Die Umstellung auf Jira funktioniert und bringt bei Vaillant den gewünschten Effekt. Schon sechs Monate nach Einführung hat sich die Zahl der sichtbaren Projekte beinahe vervierfacht und die Zahl der beteiligten Mitarbeiter:innen hat sich verdreifacht. Auf der gemeinsamen Plattform Jira Service Desk kommunizieren alle in den Entscheidungsprozess involvierten Personen miteinander, stimmen sich ab und dokumentieren zugleich ihre Schritte. Interne Nachfragen zum Status eines Antrags erledigen sich dank der Transparenz des Systems.

Verbesserung in allen Bereichen

Auch an den Vaillant-Standorten im Ausland drückt der Schuh: Kolleg:innen brauchen zunehmend Support aus der Deutschlandzentrale für Technologien, die an ihrem Standort noch nicht bekannt sind. Die Zahl der Anfragen steigt drastisch und ist über die klassischen Kommunikationswege kaum mehr zu bewältigen. Die entsprechenden Prozesse wurden mittlerweile auf Jira Service Desk übertragen und dadurch erheblich beschleunigt. Den gleichen Effekt beobachtet Vaillant bei externen technischen Anfragen zu Systemen und Produkten. Auch hier wurden die Prozesse auf Jira Service Desk umgestellt. Qualität und Geschwindigkeit der Antworten im Servicebereich können nun nachverfolgt und bewertet werden, was vorher in dieser Form nicht möglich war. Anfragen können zudem in Echtzeit verfolgt werden.

Die Zahlen im Servicebereich sprechen für sich: Während 2018 noch rund 12 Stunden vergingen, bis Kunden eine Antwort erhielten, so hat sich die Zeit dank Jira Service Desk auf durchschnittlich 6 Stunden und 9 Minuten halbiert. Die Problemlösungszeit ist von durchschnittlich 10 Tagen und 16 Stunden auf 8 Tage und 2 Stunden geschrumpft. Insgesamt ist die Zahl der gelösten Anfragen im Zeitraum eines Jahres von 676 auf 1031 gestiegen – und zwar mit derselben Anzahl an Bearbeiter:innen.

*1 Bezieht sich ausschließlich auf vergleichbare Anfragen
*2 Annäherungswert, da die Daten in Excel nicht exakt genug rückverfolgt werden konnten

Transparenz für alle Beteiligten

Auch im größten IT-Projekt der Unternehmensgeschichte – der weltweiten Umstellung auf SAP HANA – sorgen Jira und Confluence für Transparenz und effiziente Prozesse. So fungiert Confluence als zentrale Kollaborationsplattform für Anforderungserfassung und technische Dokumentation. Dabei sorgte brainbits für die Integration mit der Prozessmodellierungssoftware ARIS, über die die jeweils aktuellen Prozessversionen automatisch in Confluence eingespielt werden.

Die Projektbeteiligten des SAP-Migrationsprojekts koordinieren sich mit Hilfe des Nexus-Frameworks, einem leichtgewichtigen Ansatz für agile Projektsteuerung in großen Teams. Hier sorgte brainbits für eine entsprechende Tool-Unterstützung mit Jira, so dass der Projektfortschritt und die offenen Aufgaben für alle Mitwirkenden transparent sind.

Außerdem wurde das Testmanagement auf Jira aufgesetzt. Durch die weitreichende Integration der verschiedenen Anwendungsfälle ermöglicht Jira eine lückenlose Nachverfolgung von der Prozessdefinition über die Anforderungserfassung und Feature-Entwicklung bis hin zum Testen der neu integrierten SAP-Prozesse.

Fazit: Mit den Atlassian-Lösungen konnte Vaillant mithilfe von brainbits intern wie auch extern die Weichen für Wachstum und Digitalisierung stellen – und das offenbar erfolgreich. Der Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnikspezialist konnte seinen Umsatz im Geschäftsjahr 2019 auf ein neues Rekordniveau von über 2,6 Milliarden Euro steigern.