Der Recruitingprozess bei brainbits: Schon als Bewerber:in wie ein Teil des Teams

von Luise Flügge

| 21.06.2023

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• Insights

Teil I – Kennenlernen & Peer Recruiting

Fast fertig mit dem Studium, und nun? Eine Frage, die sich viele Absolvent:innen stellen. Als Generalistin mit großer Medienaffinität einen Einstiegsjob zu finden ist gar nicht so einfach und dann auch noch in Köln, wo die Konkurrenz in "irgendwas mit Medien" so riesig ist. Meine bisherige Erfahrung riet mir, mich auf etwas zu bewerben, wo ich noch etwas begleitet werden würde, ein Trainee oder Volontariat sollte es also sein. Der Transfer von gelerntem Wissen in die Praxis ist schließlich gar nicht so einfach. Gutes Grundlagenwissen bringe ich mit, aber mich selbst zu strukturieren und insbesondere in einem neuen Umfeld zu orientieren, das braucht schon eine gute Mentor:in, die mir den Einstieg erleichtert. Als ich mich intensiver mit der Jobsuche beschäftigte, wurde mir klar, dass ich gerne etwas mit redaktionellem Schwerpunkt und Bezug zu den sozialen Medien machen würde.

Die Stellenanzeige: 

So habe ich mich durch alle gängigen Plattformen gecrawlt: LinkedIn, Indeed, Stepstone, Xing, fündig wurde ich dann beim Stellenwerk Köln. Die Stellenanzeige fiel mir dabei direkt durch das Funken sprühende Wording und den lockeren Tonfall auf:

Sprachverliebt – das bin ich definitiv.

Mit Skills aufladen – Ja, bitte! Ich liebe Lernen (auch wenn das streberhaft klingt, aber warum habe ich wohl so lange studiert?)

SEO-Wissen und Kenntnisse im Online-Marketing – Unbedingt, ich würde behaupten, das sind die Skills unserer Zeit!

"Deine bisherige Laufbahn spielt für uns keine Rolle" – Klingt nach einem offenen Recruiting, dass mir nicht aufgrund eines fehlenden 0815-Studiengangs eine Absage erteilt!

Weiter fielen mir die Bullet Points in Bezug auf das Anforderungsprofil für die Stelle positiv auf:

Alle Punkte sprachen mich direkt an:

Ja zu neuen Skills und neuem Wissen - Ich erweitere gerne meinen Horizont!

Ja zu Meinungsdiversität und offenem Austausch!

Ja zu eigenverantwortlichem Arbeiten und einem modernen Umfeld!

Die Bewerbung:

Voll motiviert setze ich mich an ein Anschreiben, in dem ich kurz und knackig schildere, warum ich eine Top-Ergänzung für Team Molly bin und weshalb ein Volontariat zu mir passt. Ich bin noch neu im Arbeitsmarkt und möchte unbedingt mein Schreibtalent verbessern, denn dies bietet die perfekte Schnittstelle zu meinen bisherigen Interessen Bereichen: Fotografie, Kultur, Social Media, E-Learning, Employer-Branding, SEO-Skills, etc.

Wenige Stunden nach Versand der Bewerbungsmail rief mich schon Johanna Schäfer an, um mit mir einen Termin für ein Gespräch zu vereinbaren – so schnell hatte sich noch nie jemand bei mir wegen einer Bewerbung gemeldet!

So nahm der Recruiting-Prozess zügig an Fahrt auf.

Im Teams-Meeting am Folgetage stellte mir Johanna detailliert den Aufgabenbereich, die Unternehmensphilosophie und das Portfolio von brainbits vor. Die Unsicherheit bezüglich des IT-Fokus nahm mir Johanna schnell, schließlich geht es beim Schreiben hauptsächlich um Kreativität und Kommunikationssicherheit und mit meiner Neugierde könnte ich mich schnell dem Thema Cloud und Atlassian annehmen. 

Wir stellten fest, dass meine persönlichen Interessen und Fähigkeiten gut zu brainbits und insbesondere ins Team Molly, bestehend aus Bylle, Anneke und Tim, passen könnten. Also schlug Johanna mir vor, im weiteren Bewerbungsverlauf die Teammitglieder von Molly im Peer Recruiting näher kennenzulernen. Dabei handelt es sich nicht um das typische Jobinterview, sondern um einen beidseitigen Austausch zwischen der Bewerber:in und den potenziellen Kolleg:innen in lockerer Atmosphäre.

Das Peer Recruiting:

Aufgeregt trat ich dann in der Folgewoche den Weg zu brainbits an. Positiv fiel mir schon die Lage des brainbits-Büros auf, das sich in Ehrenfeld in einem ruhigen Hinterhof befindet, wo man auch mal in der Mittagspause in der Sonne sitzen kann. Nach dem Check-In an der Anmeldung gab Johanna mir eine kleine Tour durch das einladend gestaltete Büro. 

Überrascht war ich dabei von der Musikecke. Darauf angesprochen, schilderte mir Johanna, dass einige Kolleg:innen hier mit der hauseigenen Band proben würden und auch ab und an bei Büroevents das ein oder andere Stück präsentierten. Dann wurde ich Bylle, Anneke und Tim vorgestellt.

In einer lockeren Atmosphäre sprachen wir über die Arbeitsphilosophie und die typischen Aufgabenbereiche von Team Molly. Meine Mentorin Bylle und ich stellten fest, dass wir richtig viel gemeinsam haben und uns sehr gut vorstellen könnten, zusammenzuarbeiten. Insbesondere was die Bereiche Employer Branding und Textgestaltung anging, hatten wir den Eindruck, auf einer Wellenlinie zu sein. Meine Arbeitsproben, die ich in Form von Ausstellungskatalogen mitbrachte, wurden von meinen zukünftigen Kolleg:innen neugierig und vorurteilsfrei unter die Lupe genommen. Schon im Gespräch hatte ich den Eindruck, als ganzer Mensch wahrgenommen zu werden, mit meinen persönlichen Interessen und Fähigkeiten. Bylle und Anneke boten mir auch an, meine Expertise als Fotografin in den Arbeitsalltag mit einzubringen, was mich ebenso überzeugte, bei brainbits das Volontariat zu beginnen.

Für mich kann es gar nicht genug Abwechslung geben und je nach Auslastung des Teams könnte ich neben meiner Hauptaufgabe – dem Verfassen von Texten – auch im Bereich des Grafikdesigns und der Verwaltung des CMS helfen. Nichts ist mir wichtiger an meinem Job als sinnstiftende Aufgaben, die meine Arbeitszeit ausfüllen und mir den Eindruck eines produktiven Alltags vermitteln.

Umso besser, wenn die Atmosphäre während des Peer Recruitings vermuten lässt, dass die Kaffeepause mit den Kolleg:innen ebenso locker und freundlich ist wie während des Arbeitens .

Für mich persönlich war das die ideale Weise, meine zukünftigen Kolleg:innen und brainbits kennenzulernen, denn im Gespräch wurde klar, dass

• Teamarbeit und gemeinsames Arbeiten wichtig ist

• es eine gute Grundstruktur für den Arbeitsalltag gibt

• viel Platz für Neues ist und Innovation gegeben sind

und das Wichtigste:

• es wird Raum für Learnings und Ausprobieren geben während des Volontariats

Nach dem rund zweistündigen Gespräch mit Kaffee im Hinterhof verabschiedete ich mich mit einem guten Bauchgefühl und der Idee, doch mal auf einen Probetag vorbeizukommen, um herauszufinden, ob ich den Arbeitsalltag bei Team Molly ebenso brillieren könnte wie im Gespräch.

Teil II – Probetag bei Team Molly

Eine Woche später begrüßte mich Johanna erneut im Büro von brainbits. Nachdem sie mich mit einem Kaffee ausrüstete, führte sie mich in den Büroabschnitt, in dem Team Molly Texte und Grafiken für die Firmenwebsite und alle anderen Plattformen zaubert. Anneke und Bylle waren schon an ihren Plätzen und begrüßten mich freundlich. Tim genoss seit einigen Tagen seinen wohlverdienten Urlaub und war nicht dabei. Zu meiner Freude war ein Arbeitsplatz – inklusive Laptop und süßem Willkommensgruß – für mich vorbereitet. Bylle stellte mir ein Potpourri verschiedener Aufgaben vor, denen ich mich im Laufe des Tages widmen durfte. Sie stellte dabei klar, dass es darum ging, einen Eindruck darüber zu vermitteln, welche Aufgaben in der Redaktion anfielen und herauszufinden, ob mir diese Aufgaben liegen würden. Schon die bunte Zusammenstellung vermittelte mir einen positiven Einblick in den Arbeitsalltag.

An die Arbeit! 

Die Aufgaben umfassten dabei verschiedene Arbeitsbereiche von Team Molly: 

• Inhalte für die Website 

• interdisziplinäre Zusammenarbeit mit Kolleg:innen

• interne Redaktionsdienstleistungen 

• Social-Media-Beiträge 

• Teampflege von Team Molly

Des Weiteren besprach sie mit mir, an welchen Meetings ich im Verlauf des Tages teilnehmen würde und (ganz wichtig) teilte mir den Plan mit, für die Mittagspause gemeinsam in Ehrenfeld etwas zu essen zu holen. 

So verbrachte ich den Vormittag erst einmal damit, mir einen Überblick über die verschiedenen von Bylle gestellten Aufgaben zu verschaffen und recherchierte unter anderem die Bedeutung der Abkürzungen MVP und OKR, sowie die Dos and Don’ts von Abwesenheitsbenachrichtigungen via Email. Dabei konnte ich selbst noch das ein oder andere etwas für mich dazulernen.

Wussten Sie, dass es zum Beispiel wichtig ist, nicht zu viele Details in die Abwesenheitsnotiz zu packen, um möglichen Phishing-Attacken auf das Email-Postfach der Urlaubsvertretung vorzubeugen? Sehen Sie mal, mir war dies auch nicht bewusst!

Am meisten Spaß hatte ich bei der Recherche für gemeinsame Unternehmungen im Team, suche ich doch selbst immer wieder nach neuen Aktivitäten für die Freizeitgestaltung. So stellte ich verschiedene Angebote zusammen, um den zukünftigen Kolleg:innen eine Auswahl, abgestimmt auf das persönliche Geschmäckle, zu ermöglichen. Vom Kochkurs bis hin zur Stadttour mit dem Fahrrad und dem nervenkitzelnden Rätseln im Escape-Room ist dabei alles möglich. Gerade bei dieser Art der Recherche wurde mir bewusst, was für ein toller Standort Köln ist und was insbesondere Ehrenfeld für eine Firma bietet. Vom Töpferkurs in der Nachbarschaft bis hin zur nahegelegenen Boulderhalle oder dem Biergarten am Bahnhof Ehrenfeld, kann man aus einem breitgefächerten lokalen Angebot schöpfen.

Interdisziplinäre Meetings: Personal Branding und OKR in a Nutshell

Nach dem Mittagessen –  es gab leckere Poke-Bowls –  standen einige Meetings an. Bylle hatte unter anderem eine Besprechung mit Johanna geplant, in dem es darum ging, eine Strategie für ihr Personal Branding als Talent Managerin bei brainbits zu besprechen. Ich hörte erstmal gespannt zu, da ich in diesem Bereich noch wenig Kenntnisse habe und fand es ziemlich cool, dass Johanna ein großes Interesse daran hat, selbst via LinkedIn als Talentmanagerin sichtbar und aktiv zu werden. Bylle besprach dabei mit Johanna insbesondere, wie die Bildsprache aussehen könnte, da der Fokus nicht auf Selfies liegen sollte, sondern auf der Kommunikation der Unternehmenskultur. Ich brachte dann meine eigenen Vorschläge ein, dass wir beispielsweise mit Canva poppige Infografiken mit Emojis gestalten könnten, die HR-Themen wie zum Beispiel die Verteilung Work from Home und Arbeiten im Büro behandeln. Die Idee war, vom typischen Recruiter-Selfie wegzukommen und sich stärker, auch in der Grafik, auf die verschiedenen Tätigkeitsfelder von Johanna zu fokussieren.

Nach circa 50 Minuten beendeten wir das Meeting mit einigen neuen Ideen im Miro-Board von Bylle und gingen über zu einem Treffen mit Bettina Kuchenbuch, die als Scrum Masterin und Agile Coach die verschiedenen Teams bei brainbits betreut und die jeweils internen Fortschritte überwacht. Heute ging es wie alle zwei Wochen darum, einen Blick auf die Objectives und Key Results zu werfen, die Molly sich im Einklang mit der Vision und den Zielen des Unternehmens gesteckt hatte. Mir war diese Arbeitsweise komplett neu. Das Meeting zwischen Anneke, Bylle und Bettina zeigte mir, wie die Software- und Coachingangebote von brainbits auch die interne Arbeitsweise prägen und optimieren. Insbesondere die Formulierung konkreter Trimesterziele gefiel mir, da ich es wichtig finde, mit Zielsetzungen bei meiner eigenen Arbeit vorzugehen. Umso toller, wenn es unternehmensintern Kolleg:innen gibt, die einen tatkräftig bei der Strukturierung und Priorisierung unterschiedlicher Aufgabenfelder unterstützen können.

Das Resümee: We like!

Nach den Meetings widmete ich mich wieder den verschiedenen Aufgaben, die mir Bylle zu Beginn des Probetages gegeben hatte. Zum Abschluss des Tages besprachen wir meine Ergebnisse und insbesondere meine Vorschläge für ein Teamevent kamen sehr gut an. 

Bylle und Anneke meldeten mir direkt zurück, dass sie sich freuen würden, mit mir zusammenzuarbeiten und ich konnte mir nach diesem positiven Tag sehr gut vorstellen, bei brainbits als Volontärin durchzustarten. Insbesondere die Strukturierung des Teams, die Unternehmenskultur und der bunte Strauß an Aufgaben sprachen mich an.

Ich ging mit einem guten Gefühl nach Hause und einige Tage später meldete sich Johanna bei mir, um mit mir die Details zum Einstieg bei brainbits als Volontärin zu sprechen –  was für eine Freude! 

So geht’s weiter

Insgesamt war ich selten so entspannt in einem Recruiting Prozess, besonders da Johanna von Anfang an sehr transparent über den Ablauf sprach. Ihre positive Ausstrahlung und ihre Achtsamkeit gaben mir die Möglichkeit, offen und direkt Fragen zu stellen, und auch die schwierige Diskussion über Gehaltsvorstellung und Gehaltsangebot ließ sich gut bewältigen. Insbesondere das Peer Recruiting fiel mir sehr positiv auf, da es sich dabei nicht um ein klassisches Bewerbungsgespräch nach Protokoll handelte, sondern um ein Gespräch, in dem es tatsächlich um einen ungezwungenen Austausch über die Arbeit und persönliche Themen ging. Ich freute mich, dass ich ich selbst sein konnte und ich mich nicht verstellen musste.

Umso mehr freut es mich, mit offenen Armen und Neugierde begrüßt zu werden. Bei brainbits wird die Wertschätzung der einzelnen Kolleg:innen in den Vordergrund gestellt, genauso wie die Teamarbeit. Das Buzzword “flache Hierarchien” ist hier keine leere Floskel, sondern wird offenbar an jedem Arbeitstag aufs Neue gelebt. 

Ich bin gespannt, was ich in meinem Volontariat noch so lernen darf und freue mich darauf, Team Molly als neue Kollegin tatkräftig zu unterstützen. Eins kann ich versprechen:

Sie hören von mir!